Ofis çalışanları genellikle faks yoluyla mektup göndermek zorundadır. Durumlar tamamen farklı olabilir, ancak ilk kez böyle bir sorunla karşı karşıya kalırsanız ve faksa nasıl mektup göndereceğiniz konusunda kesinlikle hiçbir fikriniz yoksa ne yapmanız gerekir.
Talimatlar
Aşama 1
MS Publisher'da şirket logosu eklemek için kullanabileceğiniz şablonu kullanarak mektubunuzu MS Word'de oluşturun. Elektronik tabloları oluşturmanız ve fakslamanız gerekiyorsa MS EXEL'i kullanın. Resim gönderecekseniz,.jpgG uzantısına sahip olmaları gerekir.
Adım 2
Faksla gönderilebilecek standart bir mektup boyutunun A4 sayfası olduğunu unutmayın. Yazmak için gerekli yazı tipi en az 10 puntodur. Bu nedenle, birden çok sayfaya bilgi göndermek zorunda kalmamak için tüm düşüncelerinizi tek bir sayfada tutmak en iyisidir.
Aşama 3
Tüm bilgileri açık ve net bir şekilde belirtin. Faksa göndereceğiniz mektupta, yalnızca muhatabınız için yararlı ve ilginç olanı yazın. Örneğin, size belirli bir istek gönderildiyse, konudan sapmadan tam olarak yanıtlayın, vb.
4. Adım
Harflere küçük resimler veya çizimler eklemeyin, bunlar bulanık olabilir ve sonuç olarak muhatap siz veya şirketiniz hakkında yalnızca olumsuz bir görüş alacaktır. Mesajın sonuna adresinizi, telefon/faks numaranızı veya diğer iletişim bilgilerinizi eklediğinizden emin olun.
Adım 5
Mektubunuzu yazdırın. Belgeyi baskı kalitesi açısından inceleyin, iyi olmalı, tüm harfler net olmalı ve alıcının metni anlayabilmesi için bulanık olmamalıdır. Herhangi bir eksiklik bulursanız, bunları düzeltin ve mektubu yeniden yazdırın.
6. Adım
Faks üzerindeki belge besleme tepsisini açın. Genellikle makinenin arkasında bulunur. Mektubunuzu yüzü aşağı bakacak şekilde yerleştirin. Birden fazla sayfanız varsa, faks makinenizin toplu gönderimi destekleyip desteklemediğini kontrol edin, yoksa her sayfayı ayrı ayrı eklemeniz gerekecektir.
7. Adım
Bip sesini bekleyin, makine kağıdı almalıdır. Alıcınızın faks numarasını çevirin. Telin diğer ucunda bir yanıt bekleyin.
8. Adım
Kendinizi tanıtın ve faksı göndermek istediğinizi belirtin. Muhatap ile birlikte "Başlat" düğmesine basın (Genellikle "Başlat" derler). Tüm adımlar tamamlandığında faks gönderilecektir. Kağıt makineden tamamen geçene kadar tüpü değiştirmeyin.
9. Adım
"İletişim" düğmesini tıklayın ve mektubunuzun muhataba gönderilip gönderilmediğini (faks geçip geçmediğini) belirtin. Görüntü kalitesi düşükse, tüm adımları yeniden deneyin.
