Giden mektupların kaydı zorunlu bir belgedir. Derlenmesine ilişkin kurallar Rus Postası tarafından belirlenir ve f.103 şeklinde yansıtılır. Bu belge, küçük bir mektup yığını bile gönderirken gereklidir.
Talimatlar
Aşama 1
Belgeniz için bir önsöz oluşturun. Sicilin bu kısmı, gönderen, yani şirketinizin adı, kısaltılmış biçimdeki yasal formu, çalıştığınız şirket başkanının soyadı, adı ve soyadı hakkında bilgi içermelidir. Ayrıca, belgenin derlendiği tarihi belirtin.
Adım 2
Bir tablodan oluşan belgenin ana bölümünü doldurmaya devam edin. Tablo bölümü şu sütunları içermelidir: kayıt seri numarası, kime, posta kodu, mektup/tebligat, posta işareti. İlk sütunu doldurmak kolaydır: tablodaki tüm kayıtların uçtan uca numaralandırmasını yazmanız yeterlidir. Son numara, gönderdiğiniz e-postaların sayısıyla eşleşmelidir. İkinci sütunda, işletmenizin muhataplarının verilerini yazacaksınız: tüzel kişilerin adları veya soyadları, kişilerin adları ve soyadı. Üçüncü sütunu doldurduğunuzdan emin olun. Bunu yapmak için önce sadece yazışmanın gönderileceği kişinin adresini değil, aynı zamanda posta kodunu da öğrenin. Postane, indeksi belirtmeden mektubu kabul etmeme hakkına sahiptir. Sonraki sütunda, göndermek istediğiniz yazışma türünü belirtin. Son sütunu doldurmanıza gerek yoktur. Bu, sizden mektup kabul eden postane çalışanı tarafından kontrol edilmelidir.
Aşama 3
Kayıt defterinin doğruluğunu kontrol edin ve posta görevlisine teslim edin. Şimdi belgeye girilen verilerin doğruluğunu kontrol etmeli ve uygun işaretleri yapmalıdır. Sicilinize ek olarak, postane personeli tarafından iç posta standartlarına göre hazırlanan belgeleri alın. Bu belge, yazışma hareketinin kişisel muhasebesi için gereksiz olmayacaktır. Makbuzu kayıt defterine ekleyin ve giden harflerin sayıldığı özel bir klasöre dosyalayın.
